Les dépenses d’emploi : tout ce que vous devez savoir
Qui peut demander une déduction pour dépenses d’emploi ?
Les dépenses d’emploi sont des frais que vous engagez dans le cadre de vos fonctions professionnelles. Cependant, la majorité des employés ne peuvent pas déduire certaines dépenses, comme les frais de déplacement entre le domicile et le lieu de travail. En revanche, si vous devez engager des dépenses spécifiques en raison de votre travail, vous pouvez être admissible à des déductions fiscales.
Deux types d’employés peuvent demander des déductions :
- Les employés salariés : ceux qui travaillent directement pour un employeur et sont payés un salaire fixe.
- Les employés à commission : ceux qui sont rémunérés en fonction de leurs ventes ou contrats négociés.
Conditions d’admissibilité pour les déductions :
Pour que vous puissiez déduire des dépenses liées à votre emploi, vous devez respecter certaines conditions :
- Contrat de travail : votre contrat de travail doit spécifier que vous devez assumer vous-même les frais nécessaires pour exercer vos fonctions professionnelles.
- Non-remboursement : vous ne devez pas avoir été remboursé par votre employeur pour ces dépenses.
Pour les employés à commission, il y a des conditions supplémentaires :
- Vous devez travailler en dehors de l’endroit habituel de travail de votre employeur.
- Vous êtes rémunéré par des commissions, c’est-à-dire une partie de vos revenus provient des ventes ou des contrats négociés.
Documents à fournir lors de la déclaration de revenus :
Si vous êtes admissible à des déductions, vous devez fournir certains documents essentiels :
- Formulaire T2200 (fédéral) : conditions générales d’emploi
- Formulaire TP-64.3 (provincial) : conditions générales d’emploi
Ces formulaires doivent être remplis par votre employeur et inclure des informations sur vos conditions d’emploi, les types de dépenses et vos remboursements éventuels.
Exemples de dépenses admissibles :
- Frais de véhicule à moteur :
Exemple 1 : vous êtes un employé à commission et vous devez vous rendre régulièrement chez des clients. Vous pouvez déduire :
- L’essence utilisée pour vos déplacements professionnels.
- Les frais d’entretien du véhicule (lavage, lubrification).
- Les frais d’immatriculation et d’assurance.
Exemple 2 : si vous êtes un salarié, et que vous devez utiliser votre voiture pour des déplacements professionnels occasionnels, vous pouvez déduire une portion des frais, calculée selon l’utilisation professionnelle du véhicule. Par exemple, si vous avez parcouru 5 000 km dans l’année, dont 2 000 km pour des raisons professionnelles, vous pourrez déduire 40 % des frais totaux de votre véhicule.
- Frais de repas et boissons :
Si vous devez être absent de chez vous pendant plus de 12 heures pour des raisons professionnelles, vous pouvez déduire une partie de vos frais de repas.
Exemple 3 : vous partez en voyage d’affaires pendant deux jours. Vous pouvez déduire les frais de repas pour chaque jour où vous êtes en déplacement, mais seulement 50 % des frais réellement engagés.
Les employés à commission qui prennent un repas avec un client peuvent déduire une partie des frais de repas sans tenir compte de la règle des 12 heures, mais la déduction est limitée à 50 %.
- Frais de logement :
Si vous devez vous loger à l’extérieur pendant vos déplacements professionnels, vous pouvez déduire les frais raisonnables, comme le coût d’une chambre d’hôtel ou d’un motel.
Exemple 4 : vous partez pour une conférence et devez séjourner à l’hôtel pendant deux nuits. Vous pouvez déduire le coût de la chambre d’hôtel, ainsi que les taxes, comme dépenses professionnelles.
- Frais de télécommunications :
Si vous utilisez un téléphone cellulaire ou un réseau internet pour votre travail, vous pouvez déduire une portion de ces frais, basée sur l’utilisation professionnelle.
Exemple 5 : vous avez un abonnement mensuel à internet pour votre usage personnel, mais vous l’utilisez également pour vos fonctions professionnelles. Si vous estimez que 30 % de l’utilisation d’internet est liée à votre travail, vous pouvez déduire 30 % du montant total payé chaque mois.
Dépenses exclusives aux employés à commission :
Les employés à commission peuvent déduire des frais supplémentaires, notamment :
- Frais de comptabilité : si vous avez payé pour des services de comptabilité afin de remplir votre déclaration de revenus, vous pouvez déduire ces frais.
- Frais de publicité et de promotion : les frais engagés pour promouvoir vos ventes, tels que les annonces publicitaires (radio, journaux) ou les cartes professionnelles, peuvent être déduits.
- Frais de représentation : certains frais engagés pour divertir des clients (repas, événements) peuvent être partiellement déduits. En revanche, la partie liée à la consommation de nourriture ou de boissons est déductible à hauteur de 50 %.
Exemple 6 : vous organisez un dîner d’affaires avec un client et dépensez 200 $ pour le repas. Vous pouvez déduire 50 % de ce montant, soit 100 $.
Dépenses non admissibles :
Certaines dépenses liées à l’emploi ne peuvent pas être déduites, comme :
- Le coût d’un abonnement à un club de loisirs.
- Les frais d’achat d’un ordinateur ou d’un téléphone cellulaire pour usage personnel.
- Les frais de nettoyage d’un uniforme ou des outils de travail.
Votre partenaire pour maximiser vos déductions d’emploi
Les dépenses d’emploi offrent une excellente occasion de réduire votre revenu imposable, mais il est crucial de bien comprendre les règles fiscales qui s’appliquent à chaque type de dépense. Que vous soyez salarié ou employé à commission, chaque situation présente ses propres particularités, et il est important de tenir des registres rigoureux pour justifier vos déductions.
Chez ASW, nous sommes là pour vous accompagner à chaque étape. Nous comprenons que le processus peut paraître complexe, mais notre expertise nous permet de vous guider dans l’optimisation de vos déductions d’emploi, tout en veillant à respecter les exigences de Revenu Québec et de l’ARC. N’hésitez pas à nous contacter pour toute question ou clarification sur vos dépenses professionnelles et pour nous permettre de vous aider à maximiser vos économies d’impôt.